Proje olgusu süresince düzeli ve disiplinli çalışma, en başta gelecek kurallardandır. Projenin oluşturulacağı konu hakkında bilgi araştırması çizimlerinin yapılması ister politik sunum isterse kurumsal sunumlar için hazırlansın proje örnekleri her iki durumda da belirtilen hususların mutlaka değerlendirilmesi gerekir. Proje örneklerinde doğrudan ya da dolaylı iç ve dış faktörlerin araştırılması, uygun teknolojinin ve yenilebilir kaynakların araştırılması, proje örneğinin yapıldığı sektöre göre her anlamda yazılı ya da görsel basından araştırılması gerekir.

Proje döngüsü hazırlanırken belirli aşamalar belirlenir ve uygulanır.

1. Aşama projenin tanımlanması: proje örneği hazırlanacak konunun belirlenmesi, ön araştırmasının yapılması, amacı, hedefi ve neden yapıldığının çıktılarla uygulamalı olarak hazırlanmasıdır.

2. Aşama proje formülasyonu: tanımlanan proje örneği ile ilgili tüm detayların incelenmesi ve araştırılması, bu sayede ayrılacak fonun yani bütçenin belirlenmesi gerekir. Bu bütçeyi sağlayacak kuruma proje örneği hakkında bir metin düzenlenmesi ve sulması gerekir.

3. Aşama onay ve finansman sağlanması: Yapılacak proje örneği için bütçe onayı alındıktan sonra fonu sağlayan kurum ve projeyi destekleyen kurum arasında finansman anlaşması yapılarak proje örneğinin hedefleri ve bütçesi gözden geçirilir.

4. Aşama projenin yürütülmesi: bu aşamada proje örneği için belirlenen finansman anlaşmasının içerisindeki kaynaklar ne kadar süreceği ve projenin önceden belirlenen başlama ve bitiş zamanlarının hedef olarak alınması ve uygulamaya geçilmesidir.

5. Aşama değerlendirme: En son aşama olan bu aşamada ise proje örneğinin hazırlanma sürecinde belli aralıklarla ne durumda olduğunun gözlenmesi ve proje örneğinin hazırlığının bitmesi ile sonuç değerlendirmesinin yapılması gerekir. Değerlendirme sonucu benzer projelere engel teşkil etmesi ve bütçesel olarak belirlenen hedefin dışına çıkıp çıkılmadığı proje örneğinin yapılıp yapılmayacağına karar verilir. Böylelikle olumlu sonuçlanan proje örnekleri uygulamalı yapılmaya başlanabilir.

• Tanımı,
• Projenin isimi,
• Proje alanı ve özeti,
• Projenin amacı ve hedefleri,
• Projenin gerekçesi, mevcut durumu, ihtiyaç ve problemleri,
• Projeden doğrudan ya da dolaylı fayda sağlayacak gruplar,
• Fayda sağlanacak grupların seçilme amacı,
• Projenin amaç ve gereçleri,
• Projede metot, metodun seçilme sebebi amacı ve uygulama adımları,
• Proje içerisindeki ortakların amacı katılım görevleri ve ortakların seçilme sebepleri,
• Proje ekibi, görev tanımı, projenin katma değeri ve değerlendirme mekanizması,
• Süresi zamanı planı ve proje çıktıları,
• Hedef grup üzerinde beklenen etkileri, şartları, kapasite gelişimi, yayınlar ve diğer çıktılar,
• Projenin çoğaltıcı etkisi, sürdürülebilirliği, finansal, kurumsal ve politik sürdürülebilirliği proje örneği formatının başlıkları arasındadır.